Welche Prozesse mit KI automatisieren? Der Auswahltest

Am Ende des Nachmittags steht eine Liste am Flipchart. Vierzehn Punkte, alle mit „könnte man doch“ davor. Angebote schreiben. Rechnungen erfassen. Die Mailflut sortieren. Protokolle tippen. Bewerbungen vorsortieren. Produkttexte übersetzen.

Die Liste ist nicht das Problem. Das Problem ist, dass alle vierzehn Punkte gleich plausibel aussehen und niemand im Raum sagen kann, welcher davon in drei Monaten läuft und welcher in drei Monaten ein halbfertiges Projekt ist, das keiner mehr anfassen will.

Dieser Beitrag ist kein Ideenkatalog. Er ist ein Auswahlverfahren: fünf Kriterien, an denen sich ein Prozess als geeignet oder ungeeignet erweist, eine Tabelle, die typische Abläufe eines kleinen Betriebs dagegen hält, und ein Abschnitt darüber, wo Automatisierung regelmäßig mehr Arbeit macht, als sie spart.

Die Antwort zuerst: Prüfbarkeit schlägt Häufigkeit#

Die meisten Auswahlrunden starten bei der Frage „Was machen wir am häufigsten?“. Das ist der falsche erste Schritt, weil Häufigkeit nur den möglichen Gewinn beschreibt, nicht das Risiko.

Der erste Prozess, den du automatisierst, muss ein Ergebnis liefern, das jemand in Sekunden als richtig oder falsch erkennt. Eine kontierte Rechnung kannst du gegen den Beleg halten. Einen erzeugten Terminvorschlag kannst du gegen den Kalender halten. Eine Vorauswahl unter dreißig Bewerbungen kannst du gegen nichts halten — du siehst nur, wer übrig geblieben ist, nicht, wer zu Unrecht fehlt.

Ein Prozess, dessen Ergebnis niemand prüfen kann, taugt nicht für den Anfang, egal wie oft er vorkommt. Das ist die harte Regel. Alles andere sind Abstufungen.

Was KI-Automatisierung im Betrieb überhaupt umfasst und welche Bausteine dazugehören, steht im Überblick zur KI-Automatisierung. Hier geht es nur um die Auswahl.

Die fünf Kriterien#

Häufigkeit. Wie oft läuft der Prozess — und zwar gezählt, nicht geschätzt. Zwei Wochen Strichliste reichen. Ein Ablauf, der zwanzigmal am Tag vorkommt, verzeiht einen mittelmäßigen ersten Wurf, weil du ihn schnell nachjustieren kannst. Ein Ablauf, der zweimal im Monat vorkommt, gibt dir diese Rückmeldung erst nach einem halben Jahr.

Regelhaftigkeit. Gibt es eine Fassung des Ablaufs, die in den meisten Fällen gilt? Nicht in allen — in den meisten. Wenn dein Team die Frage „Wie macht ihr das normalerweise?“ mit drei verschiedenen Antworten beantwortet, ist der Prozess noch nicht reif. Dann ist die Vorarbeit nicht Technik, sondern eine Einigung.

Fehlerkosten. Was passiert, wenn das Ergebnis falsch ist und niemand merkt es sofort? Ein falsch formulierter Social-Media-Text kostet Aufmerksamkeit. Eine falsch kontierte Rechnung kostet dich Jahre später eine Diskussion mit dem Prüfer: Buchungsbelege sind nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre, sonstige Unterlagen sechs. So lange lebt ein Fehler, den du heute hineinschreibst.

Prüfbarkeit des Ergebnisses. Gibt es eine Quelle, gegen die sich das Ergebnis abgleichen lässt, und zwar schneller, als das Ergebnis von Hand entstanden wäre? Das ist der entscheidende Unterschied zwischen einem Prozess, den du produktiv laufen lassen kannst, und einem, bei dem du dich auf ein Gefühl verlässt.

Pflegeaufwand. Jede Automatisierung ist ein kleines Stück Software, das altert. Vorlagen ändern sich, Formulare werden umgebaut, Modelle werden abgekündigt, Preise ändern sich. Wer die Pflege nicht einplant, hat den Preis nicht berechnet — was ein Vorhaben tatsächlich kostet, steht in der Kostenrechnung zur KI-Automatisierung.

Typische Prozesse gegen die Kriterien gestellt#

Die Einstufungen unten gelten für einen kleinen Betrieb mit wenigen Beschäftigten und ohne eigene IT. In einem Betrieb mit anderen Mengen verschieben sich einzelne Zeilen.

Drei Zeilen lohnen einen zweiten Blick.

Rechnungseingang steht oben, weil dort vier Kriterien gleichzeitig zeigen. Der Prozess läuft oft, er folgt einer Regel, das Ergebnis liegt neben dem Original, und der Zeitpunkt ist günstig: Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung „in einem strukturierten elektronischen Format“, die elektronisch verarbeitet werden kann. Strukturiert heißt: maschinenlesbar, ohne dass jemand Zahlen aus einem PDF abtippt. Die Übergangsregel in § 27 Abs. 38 UStG erlaubt es noch bis zum 31. Dezember 2026, Rechnungen für Umsätze ab 2025 auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format zu verschicken; bei einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro bis zum 31. Dezember 2027. Wer den Belegfluss ohnehin anfassen muss, fasst ihn besser einmal an.

Social-Media-Texte stehen weit unten, obwohl sie auf jeder Liste weit oben stehen. Der Grund ist die Prüfbarkeit: Es gibt keine Quelle, gegen die ein Text abgeglichen werden kann. Es gibt nur eine Person, die ihn gut oder nicht gut findet, und diese Beurteilung dauert fast so lange wie das Schreiben selbst. Die Ersparnis ist kleiner, als sie aussieht.

Bewerbungen vorsortieren steht auf „nicht“ und bleibt dort. Das Ergebnis ist nicht prüfbar, die Fehlerkosten sind hoch, und es kommt eine rechtliche Grenze dazu: Nach Art. 22 Abs. 1 DSGVO hat eine Person das Recht, keiner ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Sobald Kundendaten oder Bewerberdaten im Spiel sind, gilt ohnehin die volle Prüfung — die Pflichten dazu stehen in unserem Beitrag zu KI und DSGVO.

So überträgst du die Tabelle auf deinen Betrieb#

1. Zähle zwei Wochen lang. Eine Strichliste, fünf bis zehn Abläufe, kein Werkzeug. Danach weißt du, welche Schätzung falsch war — es ist fast immer eine.
2. Streiche alles ohne Prüfquelle. Für jeden verbliebenen Ablauf ein Satz: Woran erkenne ich in zehn Sekunden, dass das Ergebnis stimmt? Wo dieser Satz nicht zustande kommt, fliegt die Zeile raus.
3. Frage nach der Regel. Lass zwei Leute unabhängig aufschreiben, wie der Ablauf geht. Weichen die Fassungen ab, ist der nächste Schritt eine Absprache, keine Software.
4. Nimm den Rest mit den höchsten Fehlerkosten zuletzt. Der erste Prozess soll laufen, nicht beeindrucken.
5. Setz ein Enddatum für den Versuch. Sechs Wochen, danach eine Entscheidung: bleibt, wird nachgebessert, wird abgeschaltet. Ohne dieses Datum wird nichts abgeschaltet.

Wo Automatisierung mehr Arbeit macht, als sie spart#

Es gibt Prozesse, bei denen sich das Verhältnis zuverlässig umkehrt. Nicht weil die Technik zu schwach wäre, sondern weil der Aufwand an eine andere Stelle wandert, an der ihn niemand mitgezählt hat.

Das Ergebnis stimmt zu achtzig Prozent. Das klingt gut und ist der schlechteste aller Werte. Wer zwanzig Prozent Fehler finden will, muss hundert Prozent lesen. Die eingesparte Schreibarbeit kommt als Lesearbeit zurück, und Lesearbeit lässt sich schlechter delegieren.

Der Prozess kommt selten vor. Alles, was ein- oder zweimal im Jahr läuft — die Vorbereitung des Jahresabschlusses, die Inventur, der Versicherungsvergleich — hat zu wenige Durchläufe, um eine Automatisierung einzufahren. Bis zum nächsten Mal hat sich die Vorlage geändert und niemand erinnert sich, wie das Ding eingerichtet war.

Die Ausnahme ist der Normalfall. Manche Abläufe sehen von außen regelhaft aus und bestehen innen aus Sonderfällen: Preise mit Kundenrabatten, Lieferzeiten mit Absprachen, Aufträge mit mündlichen Zusätzen. Hier ist die Regel so dünn, dass die Pflege der Ausnahmen mehr Zeit frisst als der Ablauf selbst.

Die Regeln ändern sich schneller als die Einrichtung. Steuersätze, Formularpflichten, Fristen. Jede Änderung ist ein Eingriff in die Automatisierung. Bei einem Ablauf, der jährlich umgebaut werden muss, ist die Pflege der eigentliche Prozess.

Das Nachbarsystem hat keine Schnittstelle. Wenn Daten nur über ein Portal, einen PDF-Upload oder eine Oberfläche hereinkommen, die sich jedes Quartal ändert, baust du eine Konstruktion, die bei jeder fremden Änderung bricht. Das ist keine Automatisierung, das ist ein Abonnement auf Reparatur.

Es ist eine Entscheidung über einen Menschen. Bewerbung, Kündigung, Kreditwürdigkeit, Vertragsablehnung. Dort steht Art. 22 DSGVO im Weg, und das aus gutem Grund. Eine Vorbereitung von Unterlagen ist möglich, die Entscheidung nicht.

Und was ist mit dem Prozess, der am meisten nervt?#

Der naheliegende Einwand: Wenn schon automatisieren, dann doch genau dort, wo es am meisten weh tut.

Meistens ist das ein Prozess, der weh tut, weil er unklar ist — wechselnde Zuständigkeiten, fehlende Daten, ständige Rückfragen. Genau diese Eigenschaften machen ihn zum schlechtesten ersten Kandidaten. Eine Automatisierung braucht eine Regel als Eingabe. Wenn es keine gibt, ist die Automatisierung nicht die Lösung, sondern ein weiterer Beteiligter, der Rückfragen stellt.

Der Prozess, der am meisten nervt, gehört trotzdem auf die Liste. Nur nicht auf Platz eins, sondern auf Platz eins der Abläufe, die vorher aufgeräumt werden. Häufig löst sich das Problem dabei schon auf, ohne dass Technik nötig wird — was ein ernst zu nehmendes Ergebnis ist und kein Rückschritt.

Häufige Fragen#

Wie viele Prozesse nehme ich mir gleichzeitig vor? Einen. Zwei parallele Vorhaben teilen dieselbe Aufmerksamkeit und liefern beide keine klare Antwort darauf, ob es funktioniert hat.

Muss der Prozess vorher digital sein? Er muss prüfbar sein, nicht digital. Aber ein Ablauf, dessen Daten auf Zetteln und in Köpfen liegen, hat keine Quelle, gegen die sich das Ergebnis abgleichen lässt. Insofern fallen beide Anforderungen meist zusammen.

Woran erkenne ich, dass ich abbrechen sollte? Wenn die Nacharbeit über mehrere Wochen nicht kleiner wird. Anfangs ist sie hoch, das ist normal. Bleibt sie gleich, fehlt die Regel — und die bringt kein weiterer Versuch mit einem anderen Werkzeug.

Zählt die Zeit für Einrichtung und Einarbeitung mit? Ja, und dazu die Pflege für das erste Jahr. Eine Ersparnis, die nur ohne Einrichtungsaufwand besteht, ist keine.

Was mache ich mit den restlichen dreizehn Punkten vom Flipchart? Stehen lassen und datieren. Nach dem ersten fertigen Prozess weißt du deutlich besser, was die Kriterien in deinem Betrieb praktisch bedeuten — und die Liste sortiert sich beim zweiten Durchgang von selbst neu.

Kurz gefasst#

Die Auswahl entscheidet sich an fünf Kriterien: Häufigkeit, Regelhaftigkeit, Fehlerkosten, Prüfbarkeit des Ergebnisses und Pflegeaufwand.

Prüfbarkeit steht über den anderen. Ein Ergebnis, das niemand gegen eine Quelle halten kann, wird nicht besser dadurch, dass es oft entsteht.

Prozesse, die selten laufen, aus Ausnahmen bestehen, an fremden Systemen hängen oder eine Entscheidung über einen Menschen sind, kosten mehr Pflege, als sie an Arbeit sparen.

Der Prozess, der am meisten nervt, ist selten der richtige Anfang. Er ist meist der, der zuerst aufgeräumt gehört.