EU AI Act für kleine Unternehmen: Was wirklich gilt

Die Mail kam über den Steuerberater herein, Betreff „KI-Verordnung — Handlungsbedarf“. Angehängt eine Liste mit 34 Punkten: Risikomanagementsystem, technische Dokumentation, Daten-Governance, Konformitätsbewertung, CE-Kennzeichnung, Registrierung in einer EU-Datenbank.

Der Betrieb hat elf Leute, einen Chatbot auf der Website und ein ChatGPT-Abo fürs Büro. Von den 34 Punkten betreffen ihn drei, vielleicht vier.

Der Grund steht in Artikel 3 der Verordnung, in zwei Begriffsbestimmungen, die direkt untereinander stehen. Dieser Beitrag erklärt die Unterscheidung, was daraus für einen kleinen Betrieb folgt, welche Fristen nach der Änderung vom Juli 2026 noch offen sind — und wo die Einordnung unklar bleibt. Das ist Orientierung, keine Rechtsberatung; für den Einzelfall braucht es jemanden mit Zulassung.

Die Antwort vorweg: du bist Betreiber#

Die Verordnung (EU) 2024/1689 kennt fünf Rollen. Zwei davon sind für ein kleines Unternehmen interessant.

Anbieter ist laut Artikel 3 Nummer 3, wer ein KI-System „entwickelt oder entwickeln lässt und es unter seinem eigenen Namen oder seiner Handelsmarke in Verkehr bringt oder in Betrieb nimmt“. Das ist OpenAI, das ist der Hersteller, dessen KI-Modul in deiner Branchensoftware steckt.

Betreiber ist laut Artikel 3 Nummer 4, wer „ein KI-System in eigener Verantwortung verwendet“ — jeder Betrieb also, der ein fertiges Werkzeug einsetzt. Privatnutzung ist ausgenommen, berufliche nicht.

Der schwere Teil der Verordnung — Kapitel III, Abschnitt 2, die Liste aus der Steuerberater-Mail — richtet sich an Anbieter von Hochrisiko-Systemen. Für Betreiber stehen die Pflichten in einem einzigen Artikel, Artikel 26, und auch der greift nur bei Hochrisiko-Systemen.

Zum Anbieter wirst du trotzdem in drei Fällen, die Artikel 25 Absatz 1 nennt: Du setzt deinen Namen auf ein Hochrisiko-System, du veränderst ein solches System wesentlich, oder du änderst den Zweck eines Systems so, dass es dadurch erst zum Hochrisiko-System wird. Der dritte Fall ist der realistische: Ein Sprachmodell ist kein Hochrisiko-System — baust du daraus eine Vorauswahl für Bewerbungen, kann es eines werden.

Die Risikoklassen, soweit sie einen Betreiber angehen#

Die Verordnung sortiert nicht Unternehmen, sondern einzelne Anwendungen. Derselbe Betrieb steckt oft in drei Klassen gleichzeitig.

Die verbotenen Praktiken sind für einen normalen Betrieb selten ein Thema, mit einer Ausnahme: KI-Systeme, die Emotionen von Menschen am Arbeitsplatz oder in Bildungseinrichtungen ableiten, sind verboten — außer aus medizinischen oder Sicherheitsgründen. Das trifft Software, die Bewerbungsvideos nach Mimik oder Stimmlage bewertet, und Werkzeuge, die die Stimmung von Mitarbeitern im Telefonsupport messen. Verboten heißt: unabhängig von Einwilligung und Betriebsvereinbarung.

Hochrisiko ist für ein KMU im Wesentlichen ein Bereich: Beschäftigung. Anhang III Nummer 4 erfasst KI-Systeme „für die Einstellung oder Auswahl natürlicher Personen, insbesondere um gezielte Stellenanzeigen zu schalten, Bewerbungen zu sichten und zu filtern und Bewerber zu bewerten“ — dazu Systeme, die über Beförderung, Kündigung, Aufgabenverteilung oder Leistungsbewertung mitentscheiden. Der Rest — Chatbot, Textgenerierung, Umsatzprognosen — fällt in keine besondere Klasse. Dort gelten nur die Transparenzregeln.

Der Fall, der schnell nach oben rutscht#

Bewerberauswahl ist der einzige Alltagsfall, bei dem ein kleiner Betrieb ungewollt in die Hochrisiko-Klasse gerät. Die Schwelle liegt niedriger als gedacht: Es braucht keine automatische Absage. Schon ein System, das eingehende Bewerbungen nach Eignung sortiert, „bewertet Bewerber“ im Sinne des Anhangs.

Artikel 26 verlangt dann: das System nach der Betriebsanleitung des Anbieters verwenden, die menschliche Aufsicht Personen übertragen, die dafür ausgebildet und befugt sind, den Betrieb überwachen, die automatisch erzeugten Protokolle mindestens sechs Monate aufbewahren, und — der Punkt, der in Personalabteilungen regelmäßig übersehen wird — die Arbeitnehmervertretung und die betroffenen Beschäftigten vor der Inbetriebnahme informieren. Bewerber, über die das System mitentscheidet, ebenfalls.

Diese Pflichten gelten seit der Änderung im Juli 2026 erst ab dem

1. Dezember 2027. Wer heute einen Vertrag über drei Jahre unterschreibt, unterschreibt aber über diesen Stichtag hinweg.

Die zwei Pflichten, die wirklich fast jeden treffen#

Artikel 50 ist der Teil der Verordnung, der seit dem 2. August 2026 gilt und keine Risikoklasse voraussetzt.

Der Mensch muss wissen, dass er mit einer Maschine spricht. Artikel 50 Absatz 1 verpflichtet formal den Anbieter, das System so zu bauen, dass die betroffene Person informiert ist — es sei denn, das ist ohnehin offensichtlich. Praktisch landet die Sache trotzdem bei dir: Der Hinweis erscheint auf deiner Seite, und wer einen Chatbot eigens entwickeln lässt und unter eigenem Namen betreibt, erfüllt Artikel 3 Nummer 3 unter Umständen selbst. Ein Satz über dem Eingabefeld löst das in beiden Rollen.

Künstlich erzeugte Inhalte müssen erkennbar sein. Hier gehen zwei Pflichten durcheinander. Die maschinenlesbare Markierung synthetischer Inhalte nach Artikel 50 Absatz 2 ist Anbietersache — dein Bildgenerator muss sie liefern, nicht du. Für Betreiber steht in Absatz 4 genau zweierlei: Wer ein KI-System einsetzt, das ein Deepfake erzeugt, muss offenlegen, dass der Inhalt künstlich ist. Und wer KI-generierte Texte veröffentlicht, „um die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse zu informieren“, ebenso — es sei denn, ein Mensch hat den Text geprüft und trägt die redaktionelle Verantwortung.

Daraus folgt etwas, das in vielen Checklisten falsch steht: Produktbeschreibungen, Newsletter und Landingpages brauchen keinen KI-Hinweis. Sie informieren nicht über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse und sind redaktionell verantwortet. Ein Werbefoto mit dem Gesicht einer real existierenden Person, das so nie aufgenommen wurde, ist dagegen ein Deepfake.

Was „KI-Kompetenz“ nach der Änderung noch bedeutet#

Artikel 4 hat im Juli 2026 eine neue Fassung bekommen. Anbieter und Betreiber „ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals zu unterstützen“ — und ausdrücklich: Die Pflicht verlangt nicht, ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen zu garantieren. Die alte Fassung war schärfer und hatte einen Markt für Zertifikatsschulungen erzeugt, den es nicht braucht.

Was bleibt: Die Leute, die KI einsetzen, sollen wissen, was das Werkzeug kann, wo es erfindet und welche Daten nicht hineingehören. Eine dokumentierte Einweisung plus eine schriftliche Regel, welche Dienste für welche Daten freigegeben sind, erfüllt das — wie sich das in die Einführung von KI-Automatisierung insgesamt einfügt, steht dort im Überblick. Bei Hochrisiko-Systemen liegt es anders: Artikel 26 Absatz 2 verlangt für die menschliche Aufsicht ausdrücklich Personen mit der nötigen Kompetenz und Schulung.

Die Fristen — Stand 11. September 2026#

Am 27. Juli 2026 ist die Verordnung (EU) 2026/1744 in Kraft getreten, die Digital-Omnibus-Verordnung zur KI. Sie hat die Pflichten inhaltlich weitgehend belassen, aber die Hochrisiko-Termine nach hinten geschoben:

Drei dieser Termine sind verstrichen. Für Deutschland kommt hinzu: Das KI-Marktüberwachungs- und Innovationsförderungsgesetz vom 22. Juli 2026 ist am

1. Juli 2026 in Kraft getreten und macht die Bundesnetzagentur zur zentralen Marktüberwachungsbehörde und zur Anlauf- und Beschwerdestelle; für den Finanzsektor bleibt die BaFin zuständig.

Was der AI Act nicht regelt#

Hier entstehen die meisten Fehleinschätzungen.

Er ist kein Datenschutzrecht. Die KI-Verordnung ist Produktsicherheitsrecht. Sie fragt, ob ein System sicher, transparent und beaufsichtigt ist — nicht, ob du personenbezogene Daten verarbeiten darfst. Das beantwortet weiterhin allein die DSGVO, und sie ist im Alltag eines KMU die häufigere Hürde: Ein System kann nach der KI-Verordnung völlig unauffällig und nach der DSGVO trotzdem unzulässig sein. Die Einzelheiten stehen im Beitrag zu KI und DSGVO, den Vertrag mit dem Anbieter behandelt der AVV mit KI-Anbietern.

Er ist kein Urheberrecht. Ob dir das Bild gehört, das die KI erzeugt hat, ob du es kommerziell nutzen darfst, ob Trainingsdaten rechtmäßig beschafft wurden — nichts davon steht in der Verordnung. Die einzige Berührung sind Pflichten für Anbieter großer Modelle, eine Urheberrechtsstrategie zu haben. Für dich gilt weiter das nationale Urheberrecht und der Vertrag mit dem Anbieter.

Er ist kein Arbeitsrecht. Die Informationspflicht aus Artikel 26 ersetzt keine Mitbestimmung. Was der Betriebsrat mitzubestimmen hat, steht weiter im Betriebsverfassungsgesetz.

Und einiges bleibt offen. Ab wann eine Anwendung „KI-System“ im Sinne der Definition ist, hat bei regelbasierten Werkzeugen echte Graubereiche. Ob ein selbst beauftragter Chatbot dich zum Anbieter macht, hängt an der Auslegung von „in Betrieb nehmen“ und ist nicht geklärt. Ob ein Sortierwerkzeug für Bewerbungen unter die Ausnahme für vorbereitende, eng umgrenzte Aufgaben fällt, werden Behörden und Gerichte erst präzisieren. Die Bundesnetzagentur stellt für solche Fragen einen KI-Service-Desk und ein Werkzeug zur ersten Einordnung bereit.

Und was ist mit den Bußgeldern?#

Die Zahlen aus Artikel 99 kursieren in jeder Warn-Mail, meist ohne den zweiten Teil. Der Rahmen: bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes bei verbotenen Praktiken nach Artikel 5, bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent bei Verstößen gegen Anbieter- oder Betreiberpflichten, bis zu 7,5 Millionen Euro oder 1 Prozent für falsche Angaben gegenüber Behörden. Maßgeblich ist jeweils der höhere Betrag.

Für kleine und mittlere Unternehmen und Start-ups kehrt Artikel 99 Absatz 6 das um: Dort gilt der niedrigere der beiden Werte. Bei zwei Millionen Euro Umsatz sind 3 Prozent 60.000 Euro — nicht 15 Millionen. Das deutsche Durchführungsgesetz sieht für die dort geregelten Ordnungswidrigkeiten Bußgelder bis 50.000 Euro vor.

Das korrigiert die Größenordnung. Die realistische Gefahr für einen kleinen Betrieb ist nicht die Schlagzeilen-Summe, sondern eine Beschwerde bei der Bundesnetzagentur — von einem abgelehnten Bewerber oder einem Wettbewerber.

Häufige Fragen#

Muss ich meinen KI-Einsatz irgendwo registrieren? Als Betreiber in aller Regel nicht. Die Registrierungspflicht in der EU-Datenbank trifft Anbieter von Hochrisiko-Systemen und Betreiber, die Behörden sind.

Wir nutzen ChatGPT für Textentwürfe. Betrifft uns der AI Act? Kaum — nur über Artikel 4; die Transparenzregeln greifen bei redaktionell verantworteten Texten meist nicht. Die relevantere Frage ist der Datenschutz, dazu der Beitrag zu ChatGPT und DSGVO.

Brauche ich ein KI-Register oder eine KI-Richtlinie? Für einen Betreiber ohne Hochrisiko-System ist beides nicht vorgeschrieben. Eine Liste, welches Werkzeug wofür und mit welchen Daten benutzt wird, ist trotzdem sinnvoll — ohne sie kannst du die Einordnung gar nicht beantworten.

Ändert der Digital Omnibus etwas an meinen Pflichten als Betreiber? Am Umfang wenig, am Zeitpunkt viel. Die Hochrisiko-Pflichten aus Anhang III gelten erst ab 2. Dezember 2027, Artikel 4 ist entschärft. Transparenzpflichten und Verbote sind unverändert in Kraft.

Wer prüft das in Deutschland? Die Bundesnetzagentur als zentrale Marktüberwachungsbehörde, für den Finanzsektor die BaFin. Beschwerden nimmt die Bundesnetzagentur entgegen.

Kurz gefasst#

Wer KI einsetzt, aber keine baut, ist Betreiber — und trägt den kleinen Teil der Verordnung, nicht den großen.

Für den Normalfall bleiben drei Dinge: erkennbar machen, dass eine Maschine antwortet, Deepfakes kennzeichnen, die Leute einweisen.

Ein Fall rutscht verlässlich nach oben: KI in der Bewerberauswahl. Dort gilt Artikel 26, ab dem 2. Dezember 2027.

Ob du die Daten überhaupt verarbeiten darfst, beantwortet der AI Act nicht. Das bleibt eine Frage der DSGVO.

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Quellen, Stand 11. September 2026: Verordnung (EU) 2024/1689, Verordnung (EU) 2026/1744, AI Act Service Desk, KI-MIG, Bundesnetzagentur.