WeTransfer im Unternehmen und die DSGVO

Mit Vertrag und Regelung einzusetzen. WeTransfer ist niederländisch — beim Anbieter stellt sich die Drittlandfrage nicht. Sie stellt sich bei dem, was verschickt wird.

• Anbieter: WeTransfer B.V., Amsterdam, Niederlande
• Zweck: Dateiversand
• Verarbeitung in: Niederlande; die Speicherung selbst läuft über die Rechenzentren des beauftragten Cloudanbieters
• Eingaben fürs Training: WeTransfer bewirbt keine KI-Verarbeitung der übertragenen Dateien. Die Nutzungsbedingungen sind trotzdem die Stelle, an der sich das ändern kann — sie gehören vor der Einführung gelesen und danach im Blick behalten, nicht einmal abgehakt.

Welche Daten dort landen#

• die hochgeladene Datei vollständig, nicht nur ihr Name
• E-Mail-Adressen von Absender und Empfänger
• IP-Adresse und Zeitpunkt des Uploads

Mit Tarif und Vertrag: Auftragsverarbeitung. Ohne beides gibt es für personenbezogene Daten keine tragfähige Grundlage — auch dann nicht, wenn der Link nur eine Stunde gilt.

Der Vertrag mit dem Anbieter#

Für die kostenpflichtigen Tarife stellt WeTransfer einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Für die kostenlose Fassung ohne Konto gibt es keinen — dort ist der Versand keine Auftragsverarbeitung, und personenbezogene Daten haben darin nichts zu suchen.

Was der Betriebsrat damit zu tun hat#

Gering. WeTransfer erhebt keine Leistungsdaten über Beschäftigte; die Mitbestimmung greift hier schwächer als bei Werkzeugen mit Aktivitätsprotokoll. Das entbindet nicht davon, die Einführung anzukündigen.

Was zu tun ist#

• Einen bezahlten Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag nutzen, wenn überhaupt Personendaten den Weg gehen.
• Passwortschutz und Ablaufdatum setzen. Beides ist vorhanden und beides ist voreingestellt aus.
• Festlegen, was NICHT über den Dienst geht — Bewerbungen, Personalakten, Gesundheitsdaten. Diese Liste ist wichtiger als die Auswahl des Anbieters.

Wenn es auch anders gehen soll#

• Nextcloud auf eigenem Server
• Dracoon
• Tresorit Send
• Ein passwortgeschützter Link im ohnehin vorhandenen Speicher

Der Punkt, der bei WeTransfer übersehen wird#

Der häufigste Fehler ist nicht der Anbieter, sondern die Gewohnheit: Bewerbungsunterlagen, Verträge und Personalakten gehen über denselben Link wie ein Logo-Entwurf, weil der Link so bequem ist.

Dieselbe Frage bei ähnlichen Werkzeugen#

• Dropbox — Dateiablage und Zusammenarbeit

Das ist keine Rechtsberatung, sondern eine Einordnung: Wir geben den Stand wieder, soweit er uns bekannt ist. Ob dein Einsatz zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab — und bei Beschäftigtendaten zusätzlich von dem, was in deinem Haus vereinbart ist. Wie die Regeln zusammenhängen, steht auf der Übersicht zur Serie.