Miro im Unternehmen und die DSGVO

Mit Vertrag und Regelung einzusetzen. Ein Miro-Board sieht aus wie eine Tafel und ist eine Datenbank. Was darauf steht, bleibt dort — auch die Namen auf den Haftzetteln.

• Anbieter: RealtimeBoard, Inc., USA, tritt als Miro auf
• Zweck: Whiteboard und Zusammenarbeit
• Verarbeitung in: USA; für zahlende Tarife ist eine Speicherung in der EU wählbar
• Eingaben fürs Training: Miro bietet KI-Funktionen im Produkt an. Ob Board-Inhalte dafür verwendet werden, ist eine Einstellung auf Organisationsebene. Sie gehört gesetzt, bevor das erste Board mit echten Daten entsteht — danach ist sie eine Aufräumaktion.

Welche Daten dort landen#

• alles, was auf ein Board geschrieben oder hochgeladen wird
• Konto- und Nutzungsdaten aller Beteiligten
• wer wann welches Element angelegt, verschoben oder gelöscht hat

Auftragsverarbeitung mit Vertrag. Für Board-Inhalte mit Personenbezug — Retrospektiven, Bewertungen, Namenslisten — ist zusätzlich zu klären, ob sie dort überhaupt hingehören. Das ist keine Vertragsfrage, sondern eine Zweckfrage.

Der Vertrag mit dem Anbieter#

Miro stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Er gilt für die kostenpflichtigen Tarife — das kostenlose Konto ist für personenbezogene Daten kein geeigneter Ort, auch nicht für einen Nachmittag.

Was der Betriebsrat damit zu tun hat#

Ja, spätestens sobald Boards für Retrospektiven oder Bewertungen genutzt werden. Die Aktivitätsprotokolle machen nachvollziehbar, wer was beigetragen hat und wer nichts.

Was zu tun ist#

• Zahlender Tarif mit Auftragsverarbeitungsvertrag und EU-Speicherung.
• Die KI-Einstellung auf Organisationsebene setzen, bevor Boards entstehen.
• Boards mit Personenbezug befristen und tatsächlich löschen — ein archiviertes Board ist kein gelöschtes.
• Öffentliche Board-Links vermeiden; sie sind ohne Anmeldung lesbar und werden in Tickets und Chats weitergereicht.

Wenn es auch anders gehen soll#

• Excalidraw, auch selbst gehostet
• Nextcloud Whiteboard
• Conceptboard, deutscher Anbieter
• FigJam, wenn Figma ohnehin im Haus ist

Der Punkt, der bei Miro übersehen wird#

Retrospektiven sind der Fall, den vorher niemand bedenkt. Dort steht regelmäßig, wer was falsch gemacht hat — unter Klarnamen, dauerhaft, und für alle im Board sichtbar, auch für die, die zwei Jahre später dazukommen.

Dieselbe Frage bei ähnlichen Werkzeugen#

• Notion — Dokumente, Wissensdatenbank, Projektverwaltung

Das ist keine Rechtsberatung, sondern eine Einordnung: Wir geben den Stand wieder, soweit er uns bekannt ist. Ob dein Einsatz zulässig ist, hängt vom Einzelfall ab — und bei Beschäftigtendaten zusätzlich von dem, was in deinem Haus vereinbart ist. Wie die Regeln zusammenhängen, steht auf der Übersicht zur Serie.